الرئيسية / الخدمات / خدمات الشراكات والمسؤولية الاجتماعية للشركات / تطوير إدارة الشراكات.

تطوير إدارة الشراكات
في بيم للاستشارات نعمل على تطوير إدارة الشراكات بهدف تسهيل تفعيل الشراكات وتبسيط عمليات إدارتها، ويشمل ذلك وضع استراتيجية اتصال داخلية لتعزيز التواصل داخل الإدارة ومع الإدارات الأخرى.
فيما يلي توضيح لنهجنا في تقديم خدمات تطوير إدارة الشراكات، والذي يبرز الخدمات الفرعية التي نقدمها ضمن هذا الإطار.
يتم تحديد أصحاب المصلحة عبر عدة مراحل بهدف فهم التأثيرات الإيجابية والسلبية المحتملة، ويشمل ذلك تحديد الأطراف المؤثرة والمتأثرة في إدارة الشراكات، مما يعزز التواصل والتعاون لتحقيق أفضل النتائج.
نستخدم مصفوفة القوة-الاهتمام لتحديد مستويات الصلاحيات بشكل فعّال.

نستند إلى مصفوفة الصلاحيات لتحديد الأدوار والمسؤوليات.
مصفوفة المسؤوليات :
تُستخدم مصفوفة RACI لتحديد الأدوار والمسؤوليات داخل الإدارة والنظام ككل، مما يساعد على تقليل التداخل في المهام.
يشمل استخدام مصفوفة الأدوار والمسؤوليات (RACI) تحديد ما يلي:
-
تحديد الإدارات والأدوار المسؤولة عن تنفيذ كل عملية ضمن النموذج.
-
تحديد الإدارات والأدوار المسؤولة عن المتابعة والمساءلة في كل عملية.
-
تحديد الإدارات والأدوار التي يجب إخطارها وإعلامها بكل عملية ضمن النموذج.
-
تحديد الإدارات والأدوار التي يمكن استشارتها في كل عملية ضمن النموذج.

تُعد صياغة اتفاقيات الشراكة من الخدمات الأساسية التي نقدمها لعملائنا، حيث نحرص على إشراك الخبراء القانونيين والماليين في إعداد العقود لضمان ملاءمتها لجميع الأطراف، وتوافقها مع المتطلبات القانونية والتنظيمية.
تشمل عملية إعداد اتفاقيات الشراكة ما يلي:
-
تحديد نطاق الشراكة والأهداف الرئيسية منها.
-
اختيار الإطار القانوني المناسب للشراكة، سواء كان اتفاقية إطار عمل، أو مذكرة تفاهم، أو عقدًا رسميًا.
-
تحديد آليات التمويل والجوانب المالية من خلال توضيح ما يلي:
-
المدخلات: مصادر التمويل، بما في ذلك أموال الشركاء، التمويل عبر المنح، الأصول، الموارد العينية، أصحاب المصلحة، وأي قيود على استخدام الشركاء لهذه الموارد.
-
اللوائح المالية: الالتزام بلوائح الجهة المستفيدة، مع وجوب الاتفاق عليها بين الشركاء.
-
اتخاذ القرارات المالية: تحديد الحدود القصوى والدنيا للقرارات المالية.
-
التقارير المالية: تحديد نوع المعلومات التي سيتم تقديمها، ولمن، ومتى.
-
الحوكمة: تحديد كيفية إدارة الموارد العينية والبشرية والأصول، وكيفية توثيقها ومحاسبتها.
-
الخدمات: تحديد الخدمات التي تتطلبها الشراكة وآلية تأمينها أو التعاقد عليها.
-
الأصول: تحديد كيفية تسجيل أصول الشراكة، ومن يحتفظ بملكيتها، وآلية توزيعها عند إنهاء الشراكة، بما في ذلك حقوق الملكية الفكرية.
-

شراكة
-
الشركاء: تحديد القائمة الكاملة للشركاء المتفق عليهم، وعدد الممثلين الذين يمكن لكل شريك تعيينهم، وما إذا كان ينبغي أن يكونوا من الأعضاء أو الموظفين، مع ذكر أسماء الممثلين المرشحين والمعينين.
-
مشاركة أصحاب المصلحة (باستثناء الشركاء الرئيسيين): توضيح أسباب مشاركتهم مثل تقديم المشورة المهنية أو الفنية، أو تمثيل وجهات نظر المستفيدين من الخدمات، أو أداء أدوار المناصرة، إضافةً إلى توضيح آلية اختيارهم.
-
الجداول الزمنية للشراكة.
-
التمثيل.
-
الجهة المسؤولة: تحديد الجهة المسؤولة عن الشؤون المالية، وتوضيح الطرف الذي سيتحمل التكاليف المرتبطة بهذا الدور.

المساءلة والتواصل
-
إعداد التقارير:توضيح آلية إعداد التقارير الخاصة بالشراكة، والجهات التي سيتم تقديمها إليها، بما في ذلك تحديد خطوط التقارير بين المستويات المختلفة داخل الشراكة والهيئات التابعة لها، مع بيان آلية المساءلة المتبادلة بين الأعضاء، بما يشمل السلوك المهني، واستراتيجية الاتصال الخاصة بإعداد التقارير الداخلية والخارجية، وتحديد الحدود الفاصلة بين أنشطة الشراكة وأنشطة الشركاء الفردية.
-
التدقيق:تحديد الترتيبات الخاصة بعمليات التدقيق الداخلي والخارجي، وآلية توفير الموارد اللازمة لتنفيذها.
-
القيمة مقابل المال: توضيح كيفية تحقيق الشراكة للقيمة المضافة، وآلية قياس هذه القيمة ومتابعتها لضمان الكفاءة والفعالية في استخدام الموارد وتحقيق الأهداف المشتركة.

إدارة الأداء والمخاطر
-
منهجية إدارة الأداء: تحديد المنهجية والأهداف والمؤشرات وآليات معالجة الشكاوى المتعلقة بأداء الشراكة.
-
ضمان جودة البيانات: وضع إجراءات لضمان جودة البيانات، وآلية تخزينها وإدارتها ومشاركتها بين الأطراف المعنية.
-
المتابعة والرصد: توضيح كيفية قيام الشراكة بمتابعة التقدم نحو تحقيق الأهداف والنتائج المتوقعة.
-
استخراج قائمة المخرجات: إعداد قائمة بالمخرجات المرتبطة بالأهداف، مع تحديد الجداول الزمنية لتنفيذها ومراجعتها.
-
إدارة المخاطر: وضع الترتيبات الخاصة بتسجيل المخاطر والإبلاغ عنها وإدارتها بشكل مستمر لضمان استدامة الشراكة وتحقيق أهدافها بكفاءة.

النزاعات وإنهاء الشراكة.
-
إرساء الأنظمة والإجراءات الخاصة بحل النزاعات: وضع أنظمة وآليات واضحة لمعالجة الخلافات والنزاعات داخل الشراكة، بما يضمن حلها بطريقة عادلة ومنظمة، مع تحديد خطوات التصعيد وآليات الوساطة أو التحكيم عند الحاجة.
-
إنهاء الشراكة: توضيح آلية انسحاب الشركاء من الشراكة وآلية حلّها عند الحاجة، بما يشمل تحديد الإجراءات القانونية والإدارية، وتسوية الالتزامات المالية، وتوزيع الأصول، وحفظ حقوق جميع الأطراف، لضمان إنهاء منظم ومتوافق مع التشريعات المعمول بها.
يُعد بناء وإرساء منظومة حوكمة شاملة للشراكات من الخدمات النوعية التي نقدمها لعملائنا، وتهدف إلى إدارة الشراكات بفاعلية، وتعزيز الثقة والمصداقية بين الشركاء، بالإضافة إلى تسهيل عمليات صنع القرار، خصوصًا في حالات حل النزاعات وتصعيد القضايا.
تشمل منهجيتنا في بناء الحوكمة ما يلي:
-
تطبيق نماذج الحوكمة المشتركة بين جميع الشركاء.
-
تحديد العلاقة بين الحوكمة والشركاء، وآليات اتخاذ القرار، والمسؤوليات المتعلقة بالتنفيذ والإشراف.
-
تحديد الصلاحيات والالتزامات القانونية، بما في ذلك المتطلبات التشريعية والتنظيمية التي يجب على الشراكة الالتزام بها.
-
الشفافية: تحديد آليات الالتزام بمبادئ الشفافية، بما يشمل الوصول إلى الاجتماعات والمعلومات، والإفصاح عن المصالح.
-
التفويض: تحديد المسؤول عن اتخاذ القرارات وحدود هذا التفويض.
-
السياسات: تحديد سياسات الشراكة أو سياسات الشركاء.
تنظيم الاجتماعات:
-
وضع الجداول الزمنية للاجتماعات.
-
تحديد الحد الأدنى لعدد الاجتماعات.
-
الإعلان عن الاجتماعات في حال كانت مفتوحة.
-
وضع الإجراءات الخاصة بعقد الاجتماعات الاستثنائية.
-
تحديد الجهة المسؤولة عن إعداد جدول الأعمال، وتوزيع الوثائق، وتوثيق المحاضر.
-
تحديد آلية التمثيل أو التفويض.
-
تنظيم الحضور والإفصاح عن المصالح وآلية الانسحاب عند وجود تضارب.
-
تحديد آليات التصويت والإجراءات الكتابية.
-
تمكين المشاركة من خلال الاجتماعات المرئية أو عن بُعد.
الإطار الزمني:
تحديد جدول مراجعة منظومة الحوكمة، وتقييم الشراكة، ووضع استراتيجية الخروج وآلية إنهاء الشراكة بعد تحقيق الأهداف المحددة.

القيم وعوامل نجاح الشراكات
-
الشفافية: الانفتاح والوضوح في عمليات اتخاذ القرار وإعداد التقارير المالية.
-
الاتصال: تشجيع التواصل المفتوح والمنتظم بين الشركاء.
-
التعاون: تعزيز التعاون والعمل الجماعي بين الشركاء.
-
المرونة: التحلي بالمرونة والاستعداد للتكيف مع المتغيرات والظروف المستجدة.
-
المساءلة: تحمل المسؤولية عن الإجراءات والقرارات المتخذة.
يُعد بناء استراتيجية الاتصال الداخلي وتطوير تقنيات التواصل داخل النظام من الخدمات الأساسية التي نقدمها لعملائنا، إذ تُسهم في تعزيز الثقافة التنظيمية، ورفع مستوى الالتزام الوظيفي، وتحسين التواصل والتنسيق بين الإدارات. كما تدعم هذه الخدمة شعور الموظفين بالانتماء من خلال إشراكهم في عمليات صنع القرار.
ويمكن تحقيق هذه الخدمة من خلال:
-
إنشاء قنوات اتصال إلكترونية فعّالة.
-
عقد اجتماعات دورية منتظمة.
-
تعزيز الحوار الشفاف لضمان التوافق المستمر وإبقاء أصحاب المصلحة على اطلاع دائم.

